日経メディアマーケティング株式会社 様

コミュニケーションの活性化とワークスタイル変革を目指して

コミュニケーションの活性化とワークスタイルの変革を目指し、3拠点に分散していた東京本社オフィスを1拠点に集約しました。その中で、全体最適なオフィスを作っていくには、経営者・管理者・利用者といった複数の視点からの議論が欠かせません。本プロジェクトでは、管理者の視点からオフィスを考える「オフィス移転委員会」、利用者の視点からオフィスを考える「オフィス改革委員会」を立ち上げ、経営者の方針を踏まえて、それぞれの立場から、最適なオフィスとは何かを検討しました。

オフィス移転委員会は、各部門の代表者が参加し、「今の独立席が本当に必要か」「部署間の配置をどうすべきか」「透明性と機密性をどうやって両立するか」といった内容を議論しました。
オフィス改革委員会は、各部門の若手の代表者が参加し、現状オフィスの使い勝手について意見を出し合うとともに、「会議・打合せ」「収納」「IT」「リフレッシュ」といった各テーマについて議論をたたかわせました。さらに、オフィス満足度アンケート調査によって、より広く定量的な観点から、利用者がどこに重点を置いているかを把握しました。
経営層には、「現状のオフィスに感じる問題点」や「会社の目指す方向性」「社員に求めるワークスタイル像」「新しいオフィスに期待すること」といった内容をヒアリングし、解決すべき課題と目指すべき方向性を確認しました。

経営方針を具現化するオフィス

オフィスに求められる機能を具体的な形にしていくには、多様な利害関係者の声、ビルの形状や面積、コスト等といった様々な課題や制約があります。問題発生時に常に立ち返る拠りどころとして、「統合によるシナジー効果の発揮」、「モチベーションの向上」、「オフィス空間・機能の刷新」の3つの方針を設定しました。

「統合によるシナジー効果の発揮」の観点からは、拠点集約のメリットを最大限に活かすため、執務エリアのワンフロア化を実現しました。新オフィスでは、役員を含む東京オフィスの全従業員が同フロアで働いています。
「モチベーションの向上」の観点からは、改革委員会や社員アンケートで要望の多かったリフレッシュコーナーを新設しました。このコーナーは、仕事のメリハリという観点から、業務上の打合せは禁止されています。また、新オフィスで使用する椅子は、全従業員による座り心地の比較を行い、投票によって決定しました。
「オフィス空間・機能の刷新」の観点からは、全会議室にプロジェクターやTVモニターを設置、複合機は、「どこでもプリント」の導入、入退室セキュリティにアンチパスバックの採用等を行いました。

節電に配慮したオフィスづくり

オフィスづくりにあたっては、節電にも配慮しました。オフィスの主な電力消費は、「コンセント」「照明」「空調」です。コンセントの節電対策としては、拠点統合前に20台程度使用していたプリンタを全廃し、出力機器を5台の複合機のみとしました。照明では、受付および応接コーナーにLEDライトを採用し、電力消費を抑えました。空調負荷の低減については、南側の窓面に遮熱フィルムを貼るとともに、窓面の空調を個別に制御できるようにしました。また、社内の主要サーバーをデータセンターに移設し、サーバールームの面積を半減としました。サーバールームの空調機も節電タイプの最新型に変わったため、移転前と比較して電気代が7割減となりました。

オフィスづくりの終わりは、オフィス利用の始まり

オフィスづくりが無事に終わると、今度は実際のオフィス利用が始まります。弊社は、オフィスづくりに終わりはあっても、オフィスに完成はないという考えのもと、オフィス設計の段階から、オフィス利用のマニュアル作りをお手伝いしました。これは、オフィスづくりが終わった今でも、利用者の意見をもとに更新されています。