事例紹介
ハリー・ウィンストン・ジャパン株式会社 様
プロジェクトデータ
Project Data
- コンサルティング期間
- 2012年3月〜2012年8月
- オフィス対象面積
- 約630㎡
- コンサルティング内容
- オフィスプランニング、移転プロジェクト管理、オフィス利用マニュアル作成、文書削減に関するファイリングコンサルティング
プロジェクトのポイント
Project Description
経営層や使う人の意見が反映されたオフィスづくり
オフィスビルの災害対策及び更なる安全性の向上、事業拡大に伴う人員増への対応、従業員の声を反映した働きやすさの追求を背景に、2012年8月、銀座の中心地にある新築ビルへ移転することになりました。
エフエム・ソリューションでは、オフィスプランニング及びオフィス移転に関するプロジェクト管理や、オフィスの利用方法を記載したマニュアル作成、文書削減に関するファイリングコンサルティング等、トータルにオフィスづくりをお手伝いさせていただきました。
どんなオフィスをつくるのかを、全員参加で決定 ～従業員の声が反映されたオフィス～
従業員の働き方の実態と、オフィス環境に対する意見を収集すべく、アンケートや、ヒアリングを実施。経営方針からオフィスづくりに必要なキーワードも抽出しながら、4つのコンセプトを策定しました。
さらに、コンセプトを踏まえ、新しいオフィスのカタチを追求するため、全員参加型のワークショップを開催。従業員の声が反映されたゾーニングやレイアウトが実現しました。
綿密な取り合い調整と情報共有によりコンセプトを具現化
プロジェクトを円滑に進める上では、関係者同士の情報共有と合意形成が欠かせません。限られたスケジュールやコストなどの制約条件の中、コンセプトを具現化するために、工事関係者との綿密な取り合い調整と、担当者様との情報共有を繰り返し行い、新オフィスが完成しました。
オフィスの使い勝手をさらに高めるため、利用マニュアルの作成と文書削減を実施
本プロジェクトでは、オフィスのカタチと共に、より良い使い方についても追求。新オフィスの利用マニュアルを作成し、従業員の方々を集めてオフィス利用説明会を開催しました。
あわせて、紙文書の検索効率の向上と、収納量の増加抑制を図るため、はじめに文書量調査により物量と内容物を確認。その後、文書削減の実施と部門別の収納割当てを計画しました。最終的には、36%の文書を削減し、総務部での一元管理をサポートする収納分担表がまとまりました。収納分担表は、削減段階から実際の削減作業を行う従業員へも周知し、削減の目標を明確にしました。
